E-Mail-Archivierung
Geschäfts-E-Mails rechtssicher aufbewahren
Geschäftliche E-Mails rechtssicher archivieren, sofort auffinden, dauerhaft aufbewahren.
Das Problem
Wenn die Betriebsprüfung nach einer alten Mail fragt
Geschäftliche E-Mails sind Dokumente. Trotzdem liegen sie in vielen Unternehmen verteilt in Outlook-Ordnern, PST-Dateien oder auf Netzlaufwerken. Solange niemand fragt, fällt das nicht auf. Aber wenn der Steuerberater eine drei Jahre alte Mail braucht, ein Mitarbeiter geht oder ein Streitfall entsteht, wird es schnell eng. elanis aus Deggendorf richtet eine rechtssichere E-Mail-Archivierung für Unternehmen in Niederbayern ein.
Die Betriebsprüfung fragt nach einer Mail von vor drei Jahren, niemand kann sie zuverlässig vorlegen.
Ein Mitarbeiter geht, sein Postfach wird gelöscht, die Kundenkommunikation ist weg.
Im Streitfall mit einem Lieferanten fehlt ein manipulationssicheres Archiv als Nachweis.
Postfächer laufen voll, PST-Dateien liegen unkontrolliert auf verschiedenen Rechnern.
Eine DSGVO-Löschanfrage kommt rein, niemand weiß, welche Mails betroffen sind.
Leistungen
Was die E-Mail-Archivierung für Sie sichert
Jede Mail in Sekunden
Per Volltextsuche, unabhängig vom Alter.
Zugriff aus Outlook oder Browser
Kein neues Tool nötig.
Revisionssicher
Unabhängig geprüft, mit Zugang für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer.
Mailserver entlastet
Doppelte Mails werden erkannt, Speicher gespart.
Breite Unterstützung
Microsoft 365, Exchange, Google Workspace und IMAP.
Vorher und nachher
Was sich mit einem E-Mail-Archiv ändert
Vorher
Mails im Postfach
Mails liegen verstreut in Outlook-Ordnern, PST-Dateien und Laufwerken.
Eine alte Mail für die Prüfung ist oft nicht mehr auffindbar.
Wenn ein Postfach gelöscht wird, ist die Kommunikation verloren.
Ein manipulationssicherer Nachweis für den Streitfall fehlt.
Nachher
Mails im Archiv
Jede geschäftliche Mail wird automatisch und vollständig archiviert.
Jede Mail ist in Sekunden per Volltextsuche auffindbar, egal wie alt.
Ausgeschiedene Mitarbeiter, das Archiv bleibt vollständig erhalten.
Das Archiv ist revisionssicher und im Streitfall belastbar.
Warum elanis
Warum E-Mails ins Archiv gehören und nicht ins Postfach
Für wen
Geeignet für alle Unternehmen in Deggendorf und Niederbayern, die geschäftlich per Mail kommunizieren und gesetzliche Aufbewahrungspflichten sicher erfüllen wollen.
Outlook und Backup reichen nicht
Ein Backup stellt Systeme wieder her, macht Mails aber nicht auffindbar oder revisionssicher.
Rechtssicher
Erfüllt Aufbewahrungspflichten nachvollziehbar.
Betreut
Einrichtung, Prüfung, Updates und Support durch elanis.
Teil des IT-Verbunds Deggendorf
Erfahrung mit rechtssicherer Archivierung.
Ablauf
In vier Schritten zur Zusammenarbeit
1
Bestandsaufnahme
Wir prüfen, wie E-Mails heute gespeichert werden und welche steuerlichen und rechtlichen Fristen gelten.
2
Konzept und Angebot
Wir planen ein revisionssicheres Archiv mit passenden Aufbewahrungsfristen.
3
Umsetzung
Wir richten ein und setzen um, mit möglichst wenig Störung im laufenden Betrieb.
4
Laufende Betreuung
Wir bleiben Ihr Ansprechpartner, überwachen und passen an, wenn sich etwas ändert.
FAQ
Häufige Fragen
Reicht ein normales Backup nicht als Archiv?
Nein. Ein Backup stellt Systeme wieder her, macht Mails aber nicht langfristig auffindbar, unveränderbar oder revisionssicher.
Müssen die Mitarbeiter ein neues Programm lernen?
Nein. Der Zugriff läuft direkt aus Outlook oder über den Browser.
Hilft das bei DSGVO-Anfragen?
Ja. Mails lassen sich gezielt finden, was bei Auskunfts- und Löschanfragen entscheidend ist.
Ab wann sollten wir mit der Archivierung beginnen?
So früh wie möglich. Archiviert wird ab der Einrichtung, bestehende Postfächer und PST-Dateien lassen sich nachträglich übernehmen.
Machen Sie Ihre Geschäfts-E-Mails prüfungssicher
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