Dokumentenarchivierung
Dokumente digital ablegen und sofort wiederfinden
Dokumente digital archivieren, sofort finden, revisionssicher aufbewahren.
Das Problem
Wenn das wichtige Dokument im Ordnerchaos verschwindet
Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, Protokolle: In vielen Unternehmen liegen sie verteilt auf Netzlaufwerken, in Aktenordnern oder in verschiedenen Postfächern. Die Suche dauert Minuten statt Sekunden. Und wenn ein Dokument nicht auffindbar ist, wird es richtig teuer. elanis aus Deggendorf bringt Ihre Dokumente in ein durchsuchbares, revisionssicheres Archiv.
Dokumente liegen verteilt auf Laufwerken, in Ordnern und Postfächern, kein einheitliches System.
Die Suche nach einem Vertrag oder einer Rechnung dauert Minuten bis Stunden.
Papierdokumente werden nicht digitalisiert oder nur als unsortierte Scans abgelegt.
Aufbewahrungsfristen sind unklar, niemand weiß sicher, was wie lange aufbewahrt werden muss.
Bei Prüfungen fehlt ein nachvollziehbares, manipulationssicheres Archiv.
Leistungen
Was die Dokumentenarchivierung für Sie ordnet
Alles an einem Ort
Durchsuchbar, mit Versionsverlauf und unveränderbar (revisionssicher).
Volltextsuche
Über alle Dokumente, auch in gescannten dank Texterkennung (OCR).
Automatische Klassifizierung
Und Verschlagwortung.
Aufbewahrungsfristen
Hinterlegbar, mit Erinnerung vor Ablauf.
Zugriff überall
Per Desktop, Browser oder mobil, mit Schnittstellen zu Buchhaltung und ERP.
Vorher und nachher
Was sich mit einem echten Archiv ändert
Vorher
Ablage auf dem Netzlaufwerk
Dokumente verteilen sich auf Laufwerke, Ordner und Postfächer.
Die Suche nach einem Beleg kostet Minuten bis Stunden.
Gescanntes Papier landet unsortiert und ist nicht durchsuchbar.
Bei einer Prüfung fehlt ein manipulationssicherer Nachweis.
Nachher
Ein durchsuchbares Archiv
Alle Dokumente liegen an einem Ort, zentral und geordnet.
Volltextsuche findet jeden Beleg in Sekunden, auch in Scans.
Papier wird per OCR digitalisiert und automatisch verschlagwortet.
Das Archiv ist revisionssicher und für Prüfungen nachvollziehbar.
Warum elanis
Warum ein Archiv mehr ist als ein Netzlaufwerk
Für wen
Geeignet für Unternehmen in Deggendorf und Niederbayern mit hohem Dokumentenaufkommen, die Suchzeiten reduzieren und Aufbewahrungsfristen sicher einhalten wollen.
Ordnerstrukturen reichen nicht
Sie funktionieren nur, solange alle dieselbe Logik nutzen. In der Praxis tut das niemand.
Unveränderbar und prüfungssicher
Eine Datei auf dem Netzlaufwerk ist das nicht.
ecoDMS Partner
Etablierte Lösung, regional eingerichtet und migriert.
Teil des IT-Verbunds Deggendorf
Erfahrung mit Migration bestehender Bestände.
Ablauf
In vier Schritten zur Zusammenarbeit
1
Bestandsaufnahme
Wir sehen uns an, wie Dokumente abgelegt, gefunden und aufbewahrt werden.
2
Konzept und Angebot
Wir planen Ablagestruktur, Suchlogik und revisionssichere Aufbewahrung.
3
Umsetzung
Wir richten ein und setzen um, mit möglichst wenig Störung im laufenden Betrieb.
4
Laufende Betreuung
Wir bleiben Ihr Ansprechpartner, überwachen und passen an, wenn sich etwas ändert.
FAQ
Häufige Fragen
Was ist mit unseren bestehenden Papierdokumenten?
Die lassen sich digitalisieren und per Texterkennung (OCR) durchsuchbar machen. Wir begleiten die Migration.
Reicht nicht eine gute Ordnerstruktur auf dem Server?
Nur solange sich alle daran halten, und unveränderbar (revisionssicher) ist sie nicht. Ein Archiv löst beides.
Lässt sich das an unsere Buchhaltung anbinden?
Ja, es gibt Schnittstellen zu gängiger Buchhaltungs- und ERP-Software.
Hilft das bei einer Betriebsprüfung?
Ja. Ein unveränderbares, prüfungssicheres Archiv mit nachvollziehbarer Ablage und hinterlegten Aufbewahrungsfristen ist genau das, was Prüfer erwarten. Belege sind in Sekunden auffindbar.
Bringen Sie Ordnung in Ihre Dokumente
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